Wat Je Moet Weten Over Uitzenden van een Werknemer naar het Buitenland

1 Ster2 Sterren3 Sterren4 Sterren5 Sterren (189 stemmen, gemiddeld: 4,17 van de 5)
Loading...

Een werknemer uitzenden: hoe werkt dat?

Het is tegenwoordig niet alleen populair dat een werknemer zelf op zoek te gaan naar een baan. Het is namelijk ook populair om een werknemer uit te zenden.

Deze stuur je dan voor een bepaalde tijd naar het buitenland. Bijvoorbeeld om een project af te ronden, of om nieuwe markten te verkennen.

Afbeelding uitzenden werknemer buitenland werkgever. Foto van beeldjes op tafel

Voor bedrijven is dit natuurlijk een buitenkansje. Zij kunnen een werknemer sturen die zeer bekend is met het bedrijf. Je hoeft dan niet te vertrouwen op lokale bedrijven die het bedrijf toch minder goed kennen.

Maar waar moet je als bedrijf op letten bij het tijdelijk werkzaam plaatsen van werknemers in het buitenland? Wij zetten de regels voor je op een rijtje, zodat je niet voor verassingen komt te staan.

Waar moet je op letten?

Een aantal zaken zijn belangrijk op het moment dat je een werknemer naar het buitenland stuurt. Er moet rekening worden gehouden met mogelijke toelatingsvoorwaarden voor de werknemer. Anders is het namelijk misschien wel helemaal niet mogelijk om daar werk te verrichten.

Hiervoor zijn vaak bepaalde verblijfsdocumenten nodig. Daarnaast moet een werknemer die werk verricht in een ander land soms ook voldoen aan de lokale arbeidswetten.

Daarbij kun je denken aan afdragen van inkomstenbelasting. Hebben ze soms scherpere of andere arbeidsvoorwaarden dan in België of zijn er sociale bijdragen.

Gelukkig worden dit soort zaken vaak geregeld in verdragen die België sluit met andere landen. Hierin staat dan een serie afspraken en voorwaarden waaronder er in het buitenland kan worden gewerkt.

Heeft België geen verdrag afgesloten, dan zal je je moeten houden aan de lokale wetgeving.

De Europese Economische Ruimte

Gelukkig is België onderdeel van de Europese Economische Ruimte (EER), een grote groep van 31 landen in Europa.

Hierbinnen is er sprake van vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal. Dit betekent dus dat werknemers zich vrij over de landgrenzen kunnen bewegen.

Een werknemer heeft geen speciale toestemming nodig om te werken in een ander land van de EER. Deze mag gewoon op ieder moment het land in, uiteraard wel met een geldig paspoort.

Let wel op dat in nieuwe lidstaten van de EER het soms mogelijk is dat er overgangsmaatregelen van kracht zijn en dat dus volledig vrij verkeer van personen nog niet mogelijk is.

Wordt een werknemer naar een land gestuurd dat zich niet in de EER bevindt dan moet er per situatie worden uitgezocht wat er precies nodig is.

Voor uitzending naar de Verenigde Staten is het bijvoorbeeld zo dat kortere periodes geen probleem zijn. Bij langere periodes moet je echter wel stappen ondernemen.

Sociale verzekeringen

Belangrijk bij het uitzenden van een werknemer is dat de werknemer nog steeds sociaal verzekerd is in België, omdat dit voor de werknemer veel voordelen oplevert.

Zo heeft de werknemer geen gaten in zijn AOW, heeft hij direct recht op een uitkering. Ook al heeft de werknemer in het buitenland gewerkt en blijven alle andere sociale voordelen van kracht.

Dit is alleen mogelijk als de werknemer wordt uitgezonden naar een land dat onderdeel is van de EER. Of als België een verdrag heeft afgesloten met het land over sociale zekerheid.

Met de Verenigde Staten heeft België bijvoorbeeld een verdrag afgesloten. Dit betekent dat het mogelijk is om tijdelijk in de VS te werken en toch in België sociaal verzekerd te zijn.

Hiervoor moet wel een zogenaamde NL/USA/101 verklaring worden aangevraagd. Hierdoor weten de Belgische en de Amerikaanse overheid dat de werknemer daadwerkelijk premie betaalt in België.

Daarnaast geldt dat de sociale verzekeringen slechts beperkt geldig zijn in het buitenland, onafhankelijk van waar je heen gaat.

Dit betekent dat na 24 maanden het recht op sociale verzekering in België vervalt. Ook betekent het dat de werknemer dit in het buitenland moet regelen. De meeste detacheringen zijn waarschijnlijk niet zo lang, maar in dat geval moet er dus een nieuwe oplossing worden gevonden.

Loonbelasting

In de meeste gevallen van tijdelijke uitzending naar het buitenland worden de huidige loon- en arbeidsvoorwaarden voortgezet. Wel is het natuurlijk zaak om verschillende zaken omtrent de detachering vast te leggen.

Hierbij valt te denken aan de duur van de detachering, in welke valuta uitbetaald wordt en voorwaarden die verbonden zijn aan terugkeer of aan de opdracht zelf.

Daarnaast is het natuurlijk nodig om de kosten die de werknemer maakt in het buitenland te vergoeden. Dit kan door middel van declaraties, waarbij de werknemers dus zijn bonnetjes bewaart en inlevert, waarna de werkgever uitkeert, of met een forfaitair bedrag per dag.

Hierbij krijgt de werknemer per dag een bepaald bedrag, dat hij vrij mag besteden. Voor de forfaitaire bedragen geldt dat de bedragen wel moeten worden geaccepteerd door de Belastingdienst.

Hiervoor publiceert de Belastingdienst een overzicht met maximale bedragen per dag, per land of regio. 

Naast dat er sociaal verzekeringsgeld moet worden betaald is er natuurlijk ook nog altijd de belastingplicht. Als de werknemer werkt in het buitenland, dan moet er daar ook belasting worden betaald.

Maar om te voorkomen dat er dan dubbel belasting wordt betaald heeft België met de meeste landen een belastingverdrag afgesloten.

Daarnaast is het soms ook mogelijk dat de belastingplicht in België komt te vervallen, omdat de Belastingdienst je ziet als geëmigreerd. Dit wordt per geval beoordeeld, maar een werknemer voor kortere tijd detacheren betekent meestal dat de belasting gewoon in België mag worden betaald. 

In de praktijk komt het er dus op neer dat een korte detachering, van minder dan 6 maanden, geen probleem is.

Er wijzigt in de praktijk niks en de werknemer blijft gewoon onderworpen aan de Belgische belasting- en sociale wetten. Bij een langere detachering, van meer dan een jaar bijvoorbeeld, kan het zijn dat er andere regels van toepassing zijn.

Afbeelding van werknemer zakenman die naar vliegtuig kijkt. Een werkgever die iemand stuurt heeft te maken met regels.

Verandert het salaris wanneer een werknemer tijdelijk in het buitenland gaat werken?

Een tijdelijke opdracht kan een leuke manier zijn om een ander land te leren kennen en om weer te weten te komen over collega’s in een ander land.

Vooral jonge werknemers hebben vaak interesse in een opdracht in het buitenland, met een gezin is het lastiger om te combineren.

Wanneer je als werkgever iemand vraagt om tijdelijk in het buitenland te werken, dan kan dit ook diverse financiële gevolgen hebben.

Het allerbelangrijkste is om van tevoren duidelijke afspraken met je werknemer te maken, dan kan je hier later altijd op terugvallen en kom je niet voor verassingen te staan.

Extra kosten zijn voor de werkgever

Tenzij anders afgesproken, ben je als werkgever verplicht om de meerkosten te betalen. Meerkosten zijn kosten die niet direct verband hebben met het werk, maar gemaakt worden zodat jouw werknemer kan werken.

Dit zijn bijvoorbeeld de kosten voor een hotelkamer of appartement, reiskosten naar de bestemming en kosten voor vervoer, zoals een huurauto of taxi.

Je moet als werkgever altijd voor materialen en hulpmiddelen zorgen. Alles wat jouw werknemer nodig heeft om de opdracht op een normale manier uit te voeren zijn op jouw kosten.

Wat nodig is, is afhankelijk van de werkzaamheden, maar je kan hierbij denken aan gereedschap, werkkleding en laptop. Dit hoeft niet nieuw gekocht te worden, huren kan ook.

Je moet als werkgever ook betalen voor materialen zoals hout, cement, of andere materialen die nodig zijn om een opdracht uit te voeren.

Maak duidelijke afspraken over verblijfsvergoeding

Een verblijfsvergoeding is een vergoeding voor extra kosten en dit is meestal per dag. Een verblijfsvergoeding is heel gebruikelijk bij een opdracht in het buitenland. Je werknemer maakt vaak extra kosten, omdat hij niet alle voordelen van thuis heeft.

Waarschijnlijk zal je werknemer vaker uit eten gaan en heeft hij/zij extra kosten voor bijvoorbeeld een sportschool. Het is een soort vergoeding om ongemakken te dekken en om zich comfortabel te voelen.

Een verblijfsvergoeding is vaak afhankelijk van de bestemming. Het leven in het ene land is namelijk duurder dan in het andere.

Voor ambtenaren is een lijst opgesteld met bedragen per land. Het is mogelijk om deze lijst te gebruiken voor het opstellen van een vergoeding.

Verandert het salaris?

Het is ongebruikelijk dat het salaris van je werknemer verandert bij een opdracht in het buitenland. Je hebt namelijk een contract met je werknemer en je moet als werkgever dit bedrag betalen.

Een tijdelijke opdracht wordt soms ook gezien als onderdeel van de baan. Bij sommige functies of branches is het heel normaal om opdrachten in het buitenland te doen.

Als de werknemer bij het starten met de baan wist dat hij/zij opdrachten in het buitenland moest doen, dan heeft hij/zij weinig kans dat het salaris aangepast wordt. Het is wel mogelijk om een bonus af te spreken voor een opdracht, maar dit moet je dan goed regelen.

Als de werknemer iemand in een hogere functie of met meer salaris langdurig gaat vervangen, dan kan je misschien regelen dat hij/zij een extra bonus krijgt na het beëindigen van de opdracht. Dit is uiteraard optioneel en mag je als werkgever zelf beslissen of je dit wil aanbieden.

Disclosure: We doen ons best om dit artikel up-to-date te houden. We kunnen echter niet garanderen dat de verstrekte informatie altijd actueel of volledig is.

Blog Wonen en Werken in Buitenland

Geef een reactie